Data Privacy Day
Data Privacy Day (28 januari): GDPR-compliance in 2026 begint bij de juiste hardware
Data Privacy Day is hét moment om stil te staan bij hoe je als organisatie omgaat met persoonsgegevens. GDPR-compliance draait daarbij niet alleen om policies en procedures, maar ook om de technische basis waarop je werkt. Zonder geschikte hardware blijft “privacy by design” vaak theoretisch. Hieronder vind je een praktische, toekomstgerichte checklist voor 2026, met aandacht voor de hardware die je helpt om bedrijfs-, klant- en personeelsdata beter te beschermen: van encryptie en secure storage tot back-ups en netwerksegmentatie.
Voor wie is deze checklist bedoeld?
Deze checklist richt zich op kmo’s en IT-verantwoordelijken die persoonsgegevens verwerken, met meerdere gebruikers en toestellen werken en hun risico’s op datalekken, diefstal of ransomware willen beperken. De focus ligt op haalbare, realistische hardwarekeuzes.
1. Start met een snelle risicoanalyse (30 minuten)
Een goede GDPR-aanpak begint met inzicht. Neem een half uur de tijd om in kaart te brengen waar je data zich bevindt: op laptops, desktops, NAS, externe schijven of smartphones. Breng vervolgens in beeld wie toegang heeft tot welke gegevens en welke systemen een “single point of failure” vormen, zoals één laptop met klantendata of een NAS zonder back-up. Door dit overzicht te maken, zie je snel waar toegang kan worden beperkt en waar extra beveiliging of redundantie nodig is.
2. Encryptie als standaard
Encryptie is een van de meest effectieve en laagdrempelige maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, zeker bij verlies of diefstal van toestellen. Zakelijke laptops & pc’s met ondersteuning voor hardwarematige encryptie via TPM 2.0 maken het mogelijk om BitLocker of FileVault standaard in te schakelen zonder merkbare impact op prestaties. Ook moderne Interne SSD’s dragen bij aan een vlotte gebruikerservaring, waardoor encryptie geen excuus meer is om data onbeschermd te laten. Voor externe opslag is hardware-encryptie essentieel: enkel SSD’s, HDD’s en USB-sticks met ingebouwde beveiliging zijn geschikt voor het vervoeren van gevoelige data. Idealiter is encryptie geen keuze, maar een standaardinstelling op elk toestel.
3. Secure storage: kies de juiste plek voor gevoelige data
Bestanden hebben de neiging om te gaan zwerven: ze staan in je downloads-map, er staat een kopie op een USB-stick en er blijven kopieën staan in tijdelijke mappen. Secure storage betekent dat gevoelige data centraal wordt opgeslagen, met duidelijke toegangsrechten en logging. Een NAS met schijfversleuteling, gebruikers- en rechtenbeheer, snapshots tegen ransomware en ondersteuning voor tweestapsverificatie vormt hiervoor een solide basis. Voldoende interne opslagcapaciteit is minstens even belangrijk: wanneer systemen te krap zijn, gaan medewerkers sneller uitwijken naar onveilige workarounds zoals USB-sticks. Snapshots bieden extra bescherming, maar mogen nooit als volwaardige back-up worden beschouwd.
Data buiten je eigen muren: databases, cloudservices en derde partijen
Niet alle persoonsgegevens staan op laptops, servers of NAS-systemen binnen je eigen infrastructuur. In de praktijk zit een groot deel van je data in databases, SaaS-toepassingen, cloudopslag of bij externe dienstverleners zoals boekhoudpakketten, CRM-systemen, marketingtools of IT-partners. Ook deze data valt volledig onder de GDPR en blijft jouw verantwoordelijkheid als verwerkingsverantwoordelijke.
Dat betekent dat je niet alleen moet weten waar deze data zich bevindt, maar ook hoe ze wordt beveiligd, wie er toegang toe heeft en welke afspraken er contractueel zijn vastgelegd. Denk aan encryptie van databases, toegangscontrole via MFA, duidelijke rollen en rechten binnen cloudplatformen en verwerkersovereenkomsten met derde partijen. Zonder dit overzicht ontstaan er blinde vlekken: data die wel wordt verwerkt, maar onvoldoende wordt opgevolgd of beschermd. GDPR-compliance stopt dus niet aan de rand van je eigen netwerk, maar strekt zich uit tot elke omgeving waar jouw persoonsgegevens worden opgeslagen of verwerkt.
4. Back-ups: 3-2-1, maar dan echt
GDPR draait niet alleen om vertrouwelijkheid, maar ook om beschikbaarheid en herstel van persoonsgegevens. Wanneer data verloren gaat door ransomware, hardwarefalen of menselijke fouten, moet je ze binnen een redelijke termijn kunnen herstellen. Het klassieke 3-2-1-back-upprincipe blijft daarbij de referentie, op voorwaarde dat het correct wordt toegepast.
Concreet betekent 3-2-1 dat je minstens drie kopieën van je data bijhoudt: de originele data en twee back-ups. Die kopieën worden op minstens twee verschillende soorten opslagmedia bewaard, bijvoorbeeld je primaire NAS en een externe harde schijf. Daarnaast bevindt minstens één back-up zich off-site, zodat die niet tegelijk met je hoofdomgeving kan worden gecompromitteerd, bijvoorbeeld in geval van brand.
In de praktijk vertaalt dit zich vaak naar een combinatie van centrale opslag op een NAS, een tweede back-up op een externe HDD die offline wordt bewaard, en eventueel een extra back-up op een tweede NAS of andere aparte back-upbestemming. Offline back-ups zijn daarbij cruciaal: ransomware kan alleen data versleutelen waar het toegang toe heeft. Een losgekoppelde schijf biedt dus een belangrijk vangnet.
Voor omgevingen met kritieke data of strakke hersteldoelstellingen is een NAS-to-NAS-back-up een logische aanvulling. Zo blijft data snel beschikbaar bij een incident, terwijl de offline back-up bescherming biedt tegen zwaardere scenario’s. Een UPS voor NAS en netwerkapparatuur voorkomt bovendien corrupte back-ups en beschadigde volumes bij stroomuitval, wat vaak een onderschat risico is.
Tot slot is een back-up pas waardevol als je ze effectief kan terugzetten. Daarom is het essentieel om regelmatig een restore-test uit te voeren, bijvoorbeeld maandelijks één map of mailbox. Door de hersteltijd te meten en te documenteren, toon je niet alleen aan dat je technisch voorbereid bent, maar versterk je ook je GDPR-positie rond beschikbaarheid en bedrijfscontinuïteit.
5. Toegangscontrole: minder rechten, minder risico
Veel GDPR-incidenten ontstaan door te ruime toegangsrechten of zwakke authenticatie. Door adminrechten te beperken en meerfactorauthenticatie (2FA/MFA) verplicht te maken, verklein je het risico aanzienlijk. Hardware security keys (zoals FIDO2) bieden een hoger beveiligingsniveau dan sms of app-gebaseerde MFA, zeker voor beheerdersaccounts. Netwerkapparatuur met degelijke firewallfuncties, logging en VLAN-ondersteuning helpt om toegang technisch af te dwingen en inzicht te behouden in wat er gebeurt op je netwerk.
Praktische tip: geef admins een security key en maak het verplicht voor kritieke systemen.
6. Endpoint security als eerste verdedigingslinie
Laptops en desktops blijven het grootste aanvalsoppervlak, zeker in hybride werkomgevingen. Zakelijke toestellen met TPM 2.0, biometrische loginmogelijkheden en eventueel een fysieke webcam-shutter maken veilig werken eenvoudiger. Dockingstations op vaste werkplekken zorgen voor minder kabelchaos en verminderen de verleiding om onveilige, snelle oplossingen te gebruiken. Automatische schermvergrendeling in combinatie met biometrie is een eenvoudige maar doeltreffende maatregel.
7. Netwerksegmentatie: hou IoT (Internet of Things) en werk gescheiden
Slimme IoT-toestellen zoals printers, camera’s, displays en videoconferencing-hardware zijn vaak minder goed beveiligd en krijgen minder updates. Zonder netwerksegmentatie vormen ze een reëel risico voor je kernsystemen. Door je netwerk op te splitsen in minstens drie zones – Werk, Gast en IoT – beperk je de impact van een mogelijke compromittering. IoT-toestellen horen geen toegang te hebben tot gedeelde mappen of centrale opslag met klant- of HR-data. Door éénrichtingsverkeer toe te laten (bijvoorbeeld van werkstation naar printer) behoud je functionaliteit zonder onnodig risico.
8. Logging & monitoring: aantoonbare controle
Aantoonbaarheid is een kernprincipe van de GDPR. Als er iets misloopt, moet je kunnen nagaan wat er is gebeurd. NAS-systemen met uitgebreide logging van logins, bestandsacties en adminwijzigingen vormen hierbij de basis. Voorzie voldoende opslagruimte voor logretentie en bepaal vooraf hoe lang logs worden bewaard en wie ze mag wissen. Zo vermijd je discussies achteraf.
9. Dataretentie en veilige verwijdering
Persoonsgegevens onbeperkt bewaren is zelden verdedigbaar. Oude projectmappen, vergeten exports en afgedankte hardware vergroten onnodig het risico bij een datalek. Moderne opslagmedia met secure erase- of sanitize-functionaliteiten maken het mogelijk om data aantoonbaar te verwijderen bij hergebruik of end-of-life. Wanneer wissen technisch niet meer betrouwbaar is, blijft fysieke vernietiging de veiligste optie. Door je wipe- en vernietigingsproces te documenteren, versterk je je compliancepositie aanzienlijk.
10. Mini-checklist: ben je klaar voor 2026?
- Alle zakelijke laptops/pc’s zijn standaard encrypted (TPM/BitLocker of equivalent)
- Externe drives zijn hardware-encrypted of verboden voor gevoelige data
- Centrale storage op NAS met rechten, snapshots en 2FA
- Back-up volgens 3-2-1 + maandelijkse restore test
- MFA voor admins via hardware security keys
- Netwerksegmentatie (Werk/Gast/IoT) actief
- UPS voor NAS/netwerk
- Logging en log-retentie ingesteld
- Secure erase/wipe-proces voor oude schijven
Privacy is ook een aankoopbeslissing
GDPR-compliance is geen eenmalig project. Met de juiste hardware maak je veilig werken makkelijker dan onveilig werken. Dat is precies wat je wil.
Wil je je setup upgraden? Check dan zeker de relevante categorieën zoals zakelijke laptops, pc’s, SSD’s, NAS, externe opslag, netwerkapparatuur en UPS.
Meer hulp nodig?
Zie je door de data de gegevens niet meer? Laat je niet afschrikken en contacteer jouw accountmanager bij vragen. Samen met jou kijken we welke onderdelen jij nog mist en proberen we samen met jou een oplossing op maat te zoeken.
Disclaimer: dit artikel is informatief en geen juridisch advies.
Neem contact met ons op